新型コロナウィルス感染拡大防止により、世の中のオンライン化が急速に進みましたね。

近い将来、会社で仕事する時代がなくなるかもなんて言っていたのが、急にその時代が訪れてしまいました。

厚労省や自治体からテレワークをお願いしますと日々、要請がされていますが、何が何でもテレワークになっていませんか？

どうやって仕事させていいかわからないといって、実態は自宅待機のようなもの、「なんちゃってテレワーク」になっていませんか？

テレワークを導入する際に気を付けなければいけないことは何でしょうか？

 

１．テレワークを正しく知ろう

テレワーク＝在宅勤務だと思っていませんか？

TELE（離れた場所）とWORK（仕事）を合わせてテレワークと言っています。

実はテレワークにはいくつかのパターンがあります。

 

①　自宅利用型テレワーク(在宅勤務)

自宅でパソコンとインターネット、電話、ファクスで会社と連絡をとりながら働く方法

育児や介護をしている、またはご自身に持病があるなどで通勤を困難な状況にある方に適していると言われていますが、通勤のストレス緩和にもなりますし、長い通勤時間を短縮できるなどのメリットがありますので一般社員の方も利用されてきています。 特にコロナ禍で、導入され始めた働き方です。

 

②　モバイルワーク

カフェやコワーキングスペース、移動中などにパソコン、スマートホンや携帯電話を使いながら働く方法

パソコンやスマホがあればどこでも仕事ができる方に適しています。 出張の多い方、営業の方などが、会社に戻ることなく、移動中や営業先の間にカフェなどで事務作業をすることで時間の有効活用ができます。

 

③　サテライトオフィス勤務

会社の勤務拠点から離れた場所に設置されたオフィススペースにてパソコンを使いながら働く方法

大きく３つのパターンがあります。

・都市型

都市にサテライトオフィスを設置することで、都市に営業や出張に出ている社員がサテライトオフィスに立ち寄り事務作業をすることが可能になり、会社に戻ってくることなく直帰できますので、長旅の疲れも軽減できます。

 

・郊外型

都市の郊外にサテライトオフィスを設置します。郊外にマイホームを建てたために、２時間以上もかけて満員電車に揺られながら通勤をする社員も少なくありません。郊外にサテライトオフィスがあれば通勤時間は大幅に軽減され、ストレスも大幅に軽減されます。

 

・地方型

遠く離れた地方にサテライトオフィスを設置します。 天災などにより事業が困難になることを防止し、BCP（事業継続計画）対策ができます。 また、リゾートを兼ねて社員が利用することで、家族との有意義な時間を過ごすことができます。 地方創生にも貢献できるので、その地方の方々にも喜ばれますね。

テレワークにはさまざまな形態があります。会社のニーズに合わせて組み合わせるのもよいかと思います。

広範囲で求人募集を出せるので、欲しい人材に巡り合う可能性も高くなります。 中には国境を超えて採用する会社様もいらっしゃいます。

 

 

２．セキュリティ対策は万全に

総務省より「 テレワークセキュリティガイドライン（第4版）におけるセキュリティ対策のポイント」が発表されています

https://www.soumu.go.jp/main_content/000541216.pdf

テレワークは専用サーバーを設置したり、有料クラウドを契約したり、また、テレワーク用のPCやスマートホンを支給したり、初期導入費用がかなりかかってしまいます。 しかし、この費用を節約することはおすすめしません。 セキュリティ対策はガイドラインに沿って整えておくことはマストです。

必要な機器や導入方法について随時アドバイスをさせていただいておりますので、お問い合わせください。

３．就業規則の整備は忘れずに

テレワークは自由だから何でもありってことにはなりません。

会社はテレワーク中の社員を管理する義務はもちろんあります。 テレワーク中は社員の様子が見えないからと言って放置してよいわけはありません。

テレワーク対象社員を限定するのか、勤務時間はどう扱うのか、必要な経費はどこまで認めるのか、通勤交通費はどうするのかなどルール化しておくことがたくさんあります。

新入社員にいきなりテレワークをさせることは難しいかもしれませんが、オンラインで上司と対面し、画面を共有しながらOJTすることも可能になっています。

新入社員はテレワークNGとするとその新入社員を担当する上司もテレワークができなくなってしまいます。

ITツールを工夫して利用しながらできるOJTを考えてみましょう。

 

４．テレワーク中だからこそコミュニケーションを密に

三密は避けましょうと言われていますが、オンラインでは密にコミュニケーションは取りましょう。

 

 

①　チャットやメールは細やかな心遣いを

直接話をして仕事を進めることができないので、オンライン上での会話は冷たくなりがちです。

相手がどのように受け取るか、十分な心遣いが必要です。

「～なのではないですか？」「～ですよね？」という文章は責められている気持になったり、切迫感を持ってしまいます。

「I」アイメッセージを大事にしましょう。

「私は～だと思うのですが、あなたはいかがですか？」

このような文章だと、不快に思われることなくすんなり心に入ってくるのではないでしょうか。

顔が見えないからこそ、「I」アイメッセージは大事にしましょう。

 

②　１日に１回は顔を合わせる時間を

顔を合わすことなく文章だけでやり取りしていると、部下はとても孤独で疎外感を感じてしまいます。

仕事のモチベーションも下がってしまいます。

朝仕事を始める時だけでも、画面を通じて顔を合わせて挨拶と今日の業務内容のシェアをしましょう。

弊社では「昨日のプチ幸せ自慢」を朝に報告し合っています。 「昨日食べた物がおいしかった」「テレビがおもしろかった」何でもいいと思います。

みんなで共感しあうことで、その日１日、離れていても協力し合える雰囲気になれます。

 

③　ビデオ会議は仮想背景で

ビデオ会議の自分の背景に散らかった室内や、洗い物がたまっているキッチンが映っていると、他の社員がそこに目を向けてしまいます。仕事中に生活感を出してしまうことは避けた方が良いと思います。

また、自分の部屋の家具や物が映っていて、「女の子らしいベッドルームだね」なんて男性が女性に言ってしまったときには、セクハラと捉えられかねません。

そのようなことがないように、真っ白い壁の前でオンライン会議に参加するか、仮想背景を使用するとよいでしょう。

 

テレワークの導入についてはセキュリティ対策から導入までサポートさせていただきます。

また、助成金の活用も可能ですので、お気軽にお問い合わせください。